LAPORAN
BIDANG ADMINISTRASI
UMUM
PIMPINAN
DAERAH IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
KOTA YOGYAKARTA
24-25 September 2011
BIDANG ADMINISTRASI UMUM
I.
PENDAHULUAN
Bidang yang dipegang oleh Muh. Irham
Roihan ini merupakan bidang yang di dalam keseharian, mengharuskannya untuk
selalu mengunjungi Kantor PD IPM tercinta. Hal itu disebabkan karena program
kerjanya yang hampir seluruhnya merupakan program kerja yang bersifat Continue.
Program kerja tersebut disusun setelah melihat arah kebijakan dalam TANFIDZ MUSDA XXII. Arah kebijakan tersebut
adalah sebagai berikut :
1.
Mengoptimalkan pengelolaan dan pengembangan
administrasi.
2.
Mengoptimalkan inventaris organisasasi untuk
pelayanan dan pemenuhan kebutuhan administrasi organisasi
3.
Mensosialisasikan sistem administrasi IPM dan
melakukan pembinaan pengelolaan administrasi di ranting-ranting.
II. PROGRAM
KERJA
Program
kerja yang lahir setelah melihat Arah Kebijakan dan Strategi Kebijakan yang
tercantum dalam TANFIDZ MUSDA XXII, yaitu :
1.
Penertiban administrasi dan pembagian pengelolaan
sistem administrasi ke masing-masing sekretaris bidang PD IPM Kota Yogya.
Tujuan
:
a.
Pengoptimalisasian serta pengelolaan administrasi
Pimpinan Daerah IPM Kota Yogyakarta demi terwujudnya administrasi yang rapih
dan siaga.
b.
Program ini juga bertujuan untuk koordinasi antar
sekertaris bidang PD IPM Kota Yogyakarta
Pelaksanaan
: Sepanjang periode
Bentuk kegiatan dari program ini meliputi
:
a.
Pendataan surat masuk dan keluar (insidental)
b.
Pendataan Inventaris organisasi sepanjang periode
kepengurusan dimulai dari bulan April 2011.
c.
Pembuatan jadwal piket kebersihan ( 20 April 2011 )
d.
Pembuatan Data Base Pimpinan Periode 2011-2013.
e.
Pengadaan perlengkapan kesekretariatan ( Fleksibel )
f.
Pembuatan
Job Description Pengelolaan Administrasi terhadap Team Sekretaris.
Adapun Job Description Team Sekretaris
sebagai berikut :
2.
Sosialisasi dan Pelatihan sistem
administrasi IPM ke cabang dan ranting-ranting.
Tujuan
:
a.
Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem
administrasi IPM kepada PC dan PR IPM se-kota jogja guna mewujudkan keadministrasian
yang tertib dan rapih
b.
Terjalin komunikasi yang baik antara Pimpinan Daerah
Kota Yogya dengan seluruh cabang dan ranting dikota Yogyakarta.
Pelaksanaan :Juli 2011 dan Juni 2012 (Kegiatan ini
direncanakan setelah terselenggaranya FORTASI 2011 maupun 2012.)
3. Penerbitan dan
Sosialisasi Tanfidz Musda XXII
Tujuan
: Melaksanakan amanah Musda
XXII dan menciptakan kesinambungan
atau keselarasan gerak organisasi.
A.
PENERTIBAN ADMINISTRASI DAN PEMBAGIAN PENGELOLAAN
SISTEM ADMINISTRASI KE MASING-MASING SEKRETARIS BIDANG PD IPM KOTA YOGYAKARTA
1. Penertiban
ini dimulai dengan penertiban nomor surat. Alhamdulillah di awal periode yang
tergolong masih muda ini, penertiban surat berjalan lancar dan rapih. Berikut
laporannya :
Jumlah
|
Surat
Masuk
|
Surat Keluar
|
||||
Surat Umum
|
Surat Keputusan
|
Surat Keterangan
|
Surat Instruksi
|
Surat Mandat
|
||
87
|
123
|
6
|
9
|
1
|
26
|
|
Selanjutnya,
rincian mengenai laporan surat menyurat dan inventaris kantor dapat dilihat
sebagai berikut :
No
|
Sumber Surat
|
Tahun 2011
|
1
|
Pemerintah
|
3 Surat
|
2
|
OKP
|
1 Surat
|
3
|
Muhammadiyah
|
11 Surat
|
4
|
IPM
|
35 Surat
|
5
|
Lembaga/Majlis/Amal Usaha Muhammadiyah
|
2 Surat
|
6
|
ORTOM
|
29 Surat
|
7
|
Undangan Pribadi
|
1 Surat
|
Total Surat Masuk
|
87
|
|
2.
Penertiban yang kedua adalah penertiban Inventaris dengan
melakukan pendataan inventaris organisasi. Adapun pendataannya sebagai berikut
:
No
|
Nama Aset Kantor
|
Jumlah
|
Kondisi/ Status
|
1
|
Seperangkat
Komputer
|
1
|
Baik
|
2
|
Speaker Komputer
|
1
|
Hilang
|
3
|
Meja
|
1
|
Baik
|
4
|
Rak Plastik
Kecil
|
1
|
Baik
|
5
|
Lemari Plastik
|
1
|
Baik
|
6
|
WhiteBoard
|
1
|
Baik
|
7
|
Foto Keluarga
Besar PD IPM
|
1
|
Baik
|
8
|
Papan nama IPM
|
1
|
Baik
|
9
|
Lemari Kayu
|
1
|
Baik
|
10
|
Printer
|
1
|
Baik
|
11
|
Kipas Angin
|
1
|
Baik/Pinjaman
|
12
|
Jam Dinding
|
2
|
Baik/ 1 digudang
|
13
|
Kabel Rol
|
2
|
Baik
|
14
|
Bendera IPM
|
+- 25
|
Kotor
|
15
|
Stabilizer
|
1
|
Baik
|
16
|
Peta Kota
Yogyakarta
|
1
|
Baik
|
17
|
Dispenser
|
1
|
Baik/Pinjaman
|
18
|
Galon
|
2
|
Baik
|
19
|
Karpet
|
2
|
Baik/Pinjaman/1 di gdg
|
20
|
Trofi Pos PM
Nasional
|
1
|
Berdebu
|
21
|
TV Tunner+Antena
|
1
|
Baik/Pinjaman
|
3.
Penertiban yang ketiga adalah penertiban dalam hal
kebersihan. Agar kantor tetap terlihat bersih, maka dibuatlah jadwal piket yang
secara empiric hanya sedikit yang melaksanakannya. Berikut jadwalnya :
Hari
|
Penanggung Jawab
|
Senin
|
BPH
|
Selasa
|
PERKADERAN
|
Rabu
|
ORGANISASI
|
Kamis
|
KDI
|
Jum’at
|
PIP
|
Sabtu
|
SO
|
Ahad
|
ADVOKASI
|
4.
Penertiban yang keempat adalah pembuatan DataBase
Pimpinan Daerah IPM Kota Yogtakarta. Alhamdulillah, pembuatan database yang
sebelumnya merupakan tanggung jawab bidang organisasi telah selesai dibuat,
baik dalam bentuk Foto Keluarga Besar PD IPM Kota Yogyakarta maupun dalam
bentuk Tertulis. Berikut Laporannya :
5.
Pengadaan Perlengkapan Kesekretariatan dilakukan
hanya pada saat yang dibutuhkan. Dan alhamdulillahnya, PD IPM untuk tahun ini
telah memiliki Kop Surat dan Amplop ber-kop.
6.
Pembuatan Job Description Pengelolaan Administrasi
terhadap Team Sekretaris.
Adapun
Job Description Team Sekretaris sebagai berikut :
SEKRETARIS UMUM
|
Koordinator
Tim Sekretaris Dan Penanggungjawab Inventaris Kantor
|
SEKBID.ORGANISASI
|
Penanggungjawab pengelolaan surat keluar
serta pengontrol Stabilitas Management Organisasi
|
SEKBID.PERKADERAN
|
Penanggungjawab Pengelolaan Surat Masuk
|
SEKBID.KDI
|
Penanggungjawab Pengelolaan Dokumentasi,
berupa Notulensi, Foto-Foto Kegiatan, dll
|
SEKBID.PIP
|
Penanggungjawab pengelolaan ke-arsipan PD
IPM, berupa Buku-Buku perpustakaan
|
SEKBID.SO
|
Penanggungjawab atas kebersihan dan
keindahan kantor serta sebagai Reminder kegiatan PD IPM
|
SEKBID.ADVOKASI
|
Penanggungjawab atas Pengadaan Barang,
sekaligus Sebagai Penasehat Hukum Tim Sekertaris ( Mou, Dll)
|
B.
SOSIALISASI DAN PELATIHAN SISTEM
ADMINISTRASI IPM KE CABANG DAN RANTING-RANTING
Program ini yang baru dilaksanakan baru
sosialisasinya saja, adapun pelatihannya masih dalam rancangan proposal. Insya
Allah akan dilaksanakan pada awal bulan oktober 2011 yang akan bekerjasama
dengan Bidang Keuangan. Adapun Sosialisasinya disampaikan saat materi baik melalui
up grading di Djasman Al-Kindi dan
dalam penyampaian saat Fortasi 2011 beberapa saat lalu.
C.
PENERBITAN DAN SOSIALISASI TANFIDZ MUSDA
XXII
Penerbitan dan Sosialisasi Tanfidz ini
Alhamdulillah juga telah terlaksana. Penerbitan Tanfidz dilakukan satu minggu
setelah pelantikan pimpinan daerah IPM periode 2011-2013. Adapun sosialisasi
tanfidz musda XXII juga diikuti dengan
pembagian buku tanfidz musda XII ranting
saat RAKERPIM dan saat Sosialisasi FORTASI 2011 tanggal 30 Juni 2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar