About Me

Jumat, 09 Maret 2012

Contoh LPJ Bidang Administrasi Umum



LAPORAN BIDANG ADMINISTRASI UMUM
PIMPINAN DAERAH  IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH
KOTA YOGYAKARTA
24-25 September 2011

  
BIDANG ADMINISTRASI UMUM

I.    PENDAHULUAN
       Bidang yang dipegang oleh Muh. Irham Roihan ini merupakan bidang yang di dalam keseharian, mengharuskannya untuk selalu mengunjungi Kantor PD IPM tercinta. Hal itu disebabkan karena program kerjanya yang hampir seluruhnya merupakan program kerja yang bersifat Continue. Program kerja tersebut disusun setelah melihat arah kebijakan dalam TANFIDZ MUSDA XXII. Arah kebijakan tersebut adalah sebagai berikut :
1.    Mengoptimalkan pengelolaan dan pengembangan administrasi.
2.    Mengoptimalkan inventaris organisasasi untuk pelayanan dan pemenuhan kebutuhan administrasi organisasi
3.    Mensosialisasikan sistem administrasi IPM dan melakukan pembinaan pengelolaan administrasi di ranting-ranting.

II.  PROGRAM KERJA
Program kerja yang lahir setelah melihat Arah Kebijakan dan Strategi Kebijakan yang tercantum dalam TANFIDZ MUSDA XXII, yaitu :

1.    Penertiban administrasi dan pembagian pengelolaan sistem administrasi ke masing-masing  sekretaris bidang PD IPM Kota Yogya.
Tujuan                :
a.       Pengoptimalisasian serta pengelolaan administrasi Pimpinan Daerah IPM Kota Yogyakarta demi terwujudnya administrasi yang rapih dan siaga.
b.      Program ini juga bertujuan untuk koordinasi antar sekertaris bidang PD IPM Kota Yogyakarta
Pelaksanaan       : Sepanjang periode

Bentuk kegiatan dari program ini meliputi :
a.       Pendataan surat masuk dan keluar (insidental)
b.      Pendataan Inventaris organisasi sepanjang periode kepengurusan dimulai dari bulan April 2011.
c.       Pembuatan jadwal piket kebersihan ( 20 April 2011 )
d.      Pembuatan Data Base Pimpinan Periode 2011-2013.
e.       Pengadaan perlengkapan kesekretariatan ( Fleksibel )
f.           Pembuatan Job Description Pengelolaan Administrasi terhadap Team Sekretaris.
Adapun Job Description Team Sekretaris sebagai berikut :


2.    Sosialisasi dan Pelatihan sistem administrasi IPM ke cabang dan ranting-ranting.
          Tujuan                :
a.    Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem administrasi IPM kepada PC dan PR IPM se-kota jogja guna mewujudkan keadministrasian yang tertib dan rapih
b.   Terjalin komunikasi yang baik antara Pimpinan Daerah Kota Yogya dengan seluruh cabang dan ranting dikota Yogyakarta.
          Pelaksanaan          :Juli 2011 dan Juni 2012 (Kegiatan ini direncanakan setelah terselenggaranya FORTASI 2011 maupun 2012.)
         
3. Penerbitan dan Sosialisasi Tanfidz Musda XXII
     Tujuan                : Melaksanakan amanah Musda XXII dan menciptakan kesinambungan atau keselarasan gerak organisasi.
    
    

A.    PENERTIBAN ADMINISTRASI DAN PEMBAGIAN PENGELOLAAN SISTEM ADMINISTRASI KE MASING-MASING  SEKRETARIS BIDANG PD IPM KOTA YOGYAKARTA
1.      Penertiban ini dimulai dengan penertiban nomor surat. Alhamdulillah di awal periode yang tergolong masih muda ini, penertiban surat berjalan lancar dan rapih. Berikut laporannya :



Jumlah
Surat
Masuk
Surat Keluar
Surat Umum
Surat Keputusan
Surat Keterangan
Surat Instruksi
Surat Mandat
87
123
6
9
1
26

Selanjutnya, rincian mengenai laporan surat menyurat dan inventaris kantor dapat dilihat sebagai berikut :
No
Sumber Surat
Tahun 2011
1
Pemerintah
3 Surat
2
OKP
1 Surat
3
Muhammadiyah
11 Surat
4
IPM
35 Surat
5
Lembaga/Majlis/Amal Usaha Muhammadiyah
2 Surat
6
ORTOM
29 Surat
7
Undangan Pribadi
1 Surat
Total Surat Masuk
87

2.      Penertiban yang kedua adalah penertiban Inventaris dengan melakukan pendataan inventaris organisasi. Adapun pendataannya sebagai berikut :
No
Nama Aset Kantor
Jumlah
Kondisi/ Status
1
Seperangkat Komputer
1
Baik
2
Speaker Komputer
1
Hilang
3
Meja
1
Baik
4
Rak Plastik Kecil
1
Baik
5
Lemari Plastik
1
Baik
6
WhiteBoard
1
Baik
7
Foto Keluarga Besar PD IPM
1
Baik
8
Papan nama IPM
1
Baik
9
Lemari Kayu
1
Baik
10
Printer
1
Baik
11
Kipas Angin
1
Baik/Pinjaman
12
Jam Dinding
2
Baik/ 1 digudang
13
Kabel Rol
2
Baik
14
Bendera IPM
+- 25
Kotor
15
Stabilizer
1
Baik
16
Peta Kota Yogyakarta
1
Baik
17
Dispenser
1
Baik/Pinjaman
18
Galon
2
Baik
19
Karpet
2
Baik/Pinjaman/1 di gdg
20
Trofi Pos PM Nasional
1
Berdebu
21
TV Tunner+Antena
1
Baik/Pinjaman

3.      Penertiban yang ketiga adalah penertiban dalam hal kebersihan. Agar kantor tetap terlihat bersih, maka dibuatlah jadwal piket yang secara empiric hanya sedikit yang melaksanakannya. Berikut jadwalnya :
Hari
Penanggung Jawab
Senin
BPH
Selasa
PERKADERAN
Rabu
ORGANISASI
Kamis
KDI
Jum’at
PIP
Sabtu
SO
Ahad
ADVOKASI


4.      Penertiban yang keempat adalah pembuatan DataBase Pimpinan Daerah IPM Kota Yogtakarta. Alhamdulillah, pembuatan database yang sebelumnya merupakan tanggung jawab bidang organisasi telah selesai dibuat, baik dalam bentuk Foto Keluarga Besar PD IPM Kota Yogyakarta maupun dalam bentuk Tertulis. Berikut Laporannya :

5.      Pengadaan Perlengkapan Kesekretariatan dilakukan hanya pada saat yang dibutuhkan. Dan alhamdulillahnya, PD IPM untuk tahun ini telah memiliki Kop Surat dan Amplop ber-kop.
6.      Pembuatan Job Description Pengelolaan Administrasi terhadap Team Sekretaris.
     Adapun Job Description Team Sekretaris sebagai berikut :
        
SEKRETARIS UMUM
Koordinator Tim Sekretaris Dan Penanggungjawab Inventaris Kantor
SEKBID.ORGANISASI
Penanggungjawab pengelolaan surat keluar serta pengontrol Stabilitas Management Organisasi
SEKBID.PERKADERAN
Penanggungjawab Pengelolaan Surat Masuk
SEKBID.KDI
Penanggungjawab Pengelolaan Dokumentasi, berupa Notulensi, Foto-Foto Kegiatan, dll
SEKBID.PIP
Penanggungjawab pengelolaan ke-arsipan PD IPM, berupa Buku-Buku perpustakaan
SEKBID.SO
Penanggungjawab atas kebersihan dan keindahan kantor serta sebagai Reminder kegiatan PD IPM
SEKBID.ADVOKASI
Penanggungjawab atas Pengadaan Barang, sekaligus Sebagai Penasehat Hukum Tim Sekertaris ( Mou, Dll)

B.     SOSIALISASI DAN PELATIHAN SISTEM ADMINISTRASI IPM KE CABANG DAN RANTING-RANTING

         Program ini yang baru dilaksanakan baru sosialisasinya saja, adapun pelatihannya masih dalam rancangan proposal. Insya Allah akan dilaksanakan pada awal bulan oktober 2011 yang akan bekerjasama dengan Bidang Keuangan. Adapun Sosialisasinya disampaikan saat materi baik melalui up grading di Djasman Al-Kindi dan dalam penyampaian saat Fortasi 2011 beberapa saat lalu.
C.    PENERBITAN DAN SOSIALISASI TANFIDZ MUSDA XXII
         Penerbitan dan Sosialisasi Tanfidz ini Alhamdulillah juga telah terlaksana. Penerbitan Tanfidz dilakukan satu minggu setelah pelantikan pimpinan daerah IPM periode 2011-2013. Adapun sosialisasi tanfidz musda  XXII juga diikuti dengan pembagian buku tanfidz musda XII  ranting saat RAKERPIM dan saat Sosialisasi FORTASI 2011 tanggal 30 Juni 2011

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar